Los Sistemas de Gestión de contenidos: un destino inevitable para los sitios Web

Inicialmente muchos sitios web se crearon con herramientas de diseño Web cómo Macromedia Dreamweaver, Microsoft Frontpage y otras. Estas herramientas cumplen su cometido, pero se manifiestan insuficientes cuando el tamaño de la web o las necesidades funcionales de ésta crecen: gestión de usuarios registrados, listas de distribución del contenido por email, entrada de contenido por un conjunto amplio de personas con diferentes roles y permisos, acceso a base de datos, automatización de procesos, etc.

El reto de la gestión de contenidos es conseguir que éstos puedan ser creados, gestionados y publicados por personal no técnico de una manera cómoda, ágil y rápida. El sistema tradicional en el cual una persona de la empresa es la encargada de crear y publicar la información en la web, cuando la información se crea en un conjunto amplio y disperso de personas, se ha demostrado ineficaz, y que además provoca demoras en la gestión del contenido y refleja un escaso dinamismo en la web, por la escasa participación del conjunto de empleados de la empresa.

Existen muchas ofertas en el mercado, desde las prohibitivas ofertas de Vignette o
Documentum, solo para grandes empresas y con precios de más de 6 cifras (de euros), hasta las ofertas más asequibles de empresas nacionales. Siempre queda la posibilidad de crear el producto, con las ventajas de la personalización y flexibilidad para adaptarlo a nuestras necesidades que seguramente irán evolucionando con el tiempo y el uso del sistema. Pero en el caso de elegir esta opción no debemos olvidar la necesidad de contar con un equipo especializado, cualificado y con contrastada experiencia en la gestión de contenidos, de lo contrario el remedio acabará siendo peor que la enfermedad, y los resultados no cumplirán las expectativas puestas en el cambio de sistema.

Las capacidades básicas que debe aportarnos un producto CMS en las tres áreas básicas: creación, gestión y publicación, son:

• Un sistema para crear, gestionar y actualizar los diferentes contenidos de la Web. Es recomendable que este sistema ser realice a través de un navegador Web, sin necesidad de instalar y mantener software especifico en los puestos de trabajo. Permitiendo de esta manera el acceso a la gestión de contenidos de una manera inmediata a todas las personas autorizadas sin importar donde se encuentren o quieran trabajar.
• Un repositorio o base de datos para almacenar toda la información de nuestra web. Cabe aclarar en este punto que no me estoy refiriendo exclusivamente a información textual (documentos, noticias, notas de prensa, mensajes), si no también a la información estructurada (información de los usuarios, espacios y secciones de la web, foros de debate y mensajes, tablas auxiliares, etc.). Hemos de considerar el diseño de este repositorio como el elemento clave para la implementación de las funcionalidades que después tendrá nuestra Web, y un mal diseño del repositorio determinará las limitaciones que luego tendrá nuestra web.
• Un sistema de Workflow que nos permita tener diferentes roles de usuarios y determinar quienes pueden editar, validar y publicar los diferentes contenidos.
• Un sistema de publicación en la Web que nos permita usar plantillas que se completen de manera dinámica con la información almacenada en nuestro repositorio.

Y algunas de las principales ventajas que debemos obtener de un sistema de gestión de contenidos son:

• Los autores de contenido (autores, editores, correctores) pueden incorporarlos directamente a la Web y publicarlo sin necesidad de personal técnico: diseñadores o programadores, con un entorno intuitivo y orientado a autores, reduciendo de esta manera el coste de incorporación de nuevos contenidos.
• Aumenta el dinamismo de la Web, al ser posible que mas personas colaboren en el proceso de creación.
• Los contenidos son consistentes con el diseño del sitio Web, ya que la entrada de contenido no altera la maquetación de las paginas.
• Reutilización, categorización y contextualización del contenido textual, grafico y otros recursos multimedia.
• Aparecen nuevas funcionalidades para el Web o estas se hacen más fáciles de implementar: gestión y seguimiento de la comunidad de usuarios, feedback de usuarios integrado, personalización personal e inductiva, sponsoring contextual, sistemas de alertas y control, resúmenes de actividad y de contenido, etc.
• “Time-to-MarKet” o capacidad para poner nuevos productos y servicios a disposición de nuestros usuarios en un tiempo mínimo.
• Publicación multicanal mediante la utilización de hojas de estilo.

Si los contenidos como representación de la información de nuestra empresa en Internet, es nuestro activo más valioso, seguramente pronto nos daremos cuenta que necesitamos un sistema de gestión de contenidos. Si no nos damos cuenta de ello, o estamos usando o adquiriendo un sitio web sin estas características, tarde o temprano descubriremos que estamos malgastando dinero y esfuerzos, y lo que seguramente es peor para nuestra empresa, estaremos perdiendo un tiempo valioso.


Podéis encontrar más información:

• http://www.vignette.com/
• http://www.documentum.com/
• http://www.filenet.com/



Tomás Prados
webmaster de vilanovadigital.com